Списание дебиторской задолженности: основания и отражение на счетах

При осуществлении предпринимательской, хозяйственной деятельности юридические и физические лица осуществляют взаиморасчеты с контрагентами (поставщиками, подрядчиками, госорганами, банками и т. д.). Результатом взаимодействия сторон может оказаться дебиторка, сроки востребования и исполнения которой ограничены. Существуют определенные правила, отражающие то, каким образом осуществляется списание дебиторской задолженности в связи с невозможностью взыскания.

Когда допустимо закрыть ДЗ

Дебиторская задолженность (ДЗ) – величина долга в стоимостном измерении, когда один участник договорных отношений должен другому определенную сумму. Долг может возникнуть при внесении предоплаты, излишней выплате зарплаты, суммы налога, сбора и др.

Дебиторка является составной частью активов организации, поэтому непрерывный контроль над динамикой ее образования, роста, сокращения позволяет обеспечить своевременное удовлетворение требований, стабилизирует финансовое положение, формирует хорошую оборачиваемость средств и ликвидность дела.

Как раннее, так и позднее списание долгов способно привести к отрицательному результату в выручке, необходимости править данные бухучета. Важно строго следовать регламенту учета непогашенной ДЗ, правильно выявлять финансы, по которым заканчивается период взыскания.

Законодательные нормы (Положение по бухучету №34н, НК, ГК РФ) определяют список причин, по которым ДЗ можно погасить:

1. Конец срока давности: согласно ст. 196 ГК РФ на защиту прав и интересов сторон предусмотрен обобщенный промежуток времени, равный тридцати шести месяцам. По отдельным случаям данный промежуток допускается увеличить, сократить. Сколько времени отведено на подачу иска, можно узнать у юриста, уполномоченного органа.
   Например, претензии по транспортировке ТМЦ считаются невозможными по истечении двенадцати месяцев, иски по авариям с морскими судами допускаются к подаче на протяжении двух лет с факта возникновения причины, нарушитель закона об охране окружающей среды привлекается к ответственности до двадцати лет после совершения преступления. Срок исковой давности по дебиторской задолженности юридических лиц и граждан разрешается приостанавливать, продлять, исчислять заново.

Решение о закрытии дебиторской задолженности может быть принято по ряду причин

2. Невозможность истребования: по нормам, утвержденным ст. 416, 419 ГК РФ, при утрате вероятности удовлетворения требований, существование долга подлежит прекращению. К таким обстоятельствам можно отнести события непреодолимой силы, коснувшиеся обеих сторон сделки (стихийное бедствие, ЧС, военные действия), непосредственно неплательщика (форс-мажор, банкротство, прекращение деятельности). Важно подготовить комплект форм, определяющих законность и правомерность операции.
3. Прощение (дарение) долга: ст. 415 ГК РФ регламентирует порядок прекращения права требования задолженности одного лица перед другим путем подписания соответствующего договора или соглашения. Наиболее популярным примером такой процедуры является отказ учредителя акционерного общества от погашения задолженности по предоставленному ранее компании кредиту.
   С точки зрения прочих кредиторов такая политика признается необоснованной, нецелесообразной, убыточной, так как величина активов напрямую влияет на благополучие фирмы. Например, конкурсный управляющий может опротестовать такие проводки, признав их фиктивными.

4. Акт госоргана: по статье 417 ГК РФ уполномоченное лицо осуществляет детальный анализ активов должника, оценивает потенциал исполнения исковых требований и выносит заключение о прекращении действия части или полной суммы обязательств, если не выявлено источников доходов (заработная плата, прибыль от предпринимательства, иные), объектов собственности. Стоит отметить, что кредитор может в законном порядке оспорить такое решение, если представит доказательства вероятности погашения долга.
   В исключительных случаях в акте госоргана могут содержаться требования об уменьшении величины дебиторки ввиду необоснованности определенной хозяйственной операции. Например, компания предъявила декларацию по НДС на возмещение суммы налога из бюджета и отразила в бухучете соответствующую проводку. По результатам проверки выявлена фиктивность некоторых сделок, ошибки в документах поставщиков по входному налогу. В итоге инспекция выносит предписание о необходимости корректировки фискальной отчетности, бухгалтерского баланса и, соответственно, об уменьшении суммы дебиторки.

5. Если кредитор является физлицом, исчезновение, смерть которого подтверждена свидетельством уполномоченного учреждения (ст.418 гражданского кодекса).
   Переход долга, договор цессии (замены участников соглашения) не признается основанием для прекращения существования ДЗ, в учете кредитора обязательство с момента заключения новой договоренности переносится в разрезе субконто на другого контрагента и счет. Запрещается ликвидировать дебиторку исключительно по инициативе компании.

При банкротстве допустимо закрытие дебиторки

На практике в бухгалтерии встречаются случаи, когда у компании, общества числится долг по дебету в одну или несколько копеек. Если стороны не предполагают дальнейшего сотрудничества, тогда по итогам сверки взаиморасчетов они приходят к единогласному мнению о необходимости закрыть эти суммы ввиду нецелесообразности ее взыскания. У бюджетников такие проводки недопустимы, так как в них будет обнаружена связь с нецелевым расходованием средств.

Безнадежность ДЗ

Данное понятие применимо к обязательствам, по которым истекли все законные сроки взыскания, дебитор скрывается, отсутствуют источники доходов и активов. Они квалифицируются как недопустимые для исполнения.

Долг относится к безнадежному в 2018г. по условиям, определенным п. 2 ст. 266 налогового кодекса РФ:

• При окончании периода истребования.
• При возникновении причин, подтверждающих нереальность удовлетворения притязаний взыскателя по ГК РФ.
• Введение в действие акта уполномоченной службы о прекращении существования части или полной суммы ДЗ, издание службой судебных приставов постановления о завершении хода производства при отсутствии информации о местонахождении должника, его финансово-имущественном положении, источниках для обращения взыскания.
• Признание контрагента несостоятельным по определению суда по делу о банкротстве, ликвидация, исключение из единого госреестра.

Ревизия состояния расчетов

Методические рекомендации по ведению бухгалтерского учета регламентируют пошаговый план инвентаризации обязательств. Процедура должна проводиться в обязательном порядке не реже одного раза в год. По решению руководителя учреждения допускается осуществление контрольных проверок в учащенном режиме, о чем в учетной политике вносятся соответствующие записи.

При мониторинге дебиторки изучаются все необходимые документы

Мероприятие имеет схожие черты с правилами проверки объектов имущества, но осуществляется по строгой программе. Изначально директор издает приказ о назначении комиссионного состава, срока и этапов проведения инвентаризации. Сотрудники должны быть уведомлены и ознакомлены с требованиями руководителя путем проставления собственноручной подписи в приказе.

В назначенный для начала проверки день все члены комиссии приступают к детальному изучению первичной документации, анализу и оценке ДЗ. Рассмотрению подлежат все взаиморасчеты:

• По сделкам с поставщиками, исполнителями договоров ГПХ, покупателями.
• Начисления оплаты трудящимся, выплаты на исполнение служебных поручений (подотчет).
• Иные взаиморасчеты с физическими лицами, трудящимися на предприятии.
• Контракты с прочими кредиторами (аренда, цессия, комиссия, агентские, взаимозачеты и др.).
• Операции по предоставлению, получению займов.
• Проводки по начислению пеней, дивидендов за оборот чужих денежных средств.
• Внутриструктурные хозрасчеты.
• Отчисления по взносам в бюджетные и внебюджетные фонды и пр.

Комиссии предоставляются первичные документы:

• Товарные накладные, протоколы исполненных работ, предоставленных услуг.
• Контракты, соглашения.
• Счета входящие, выставленные.
• Акты сверки (с кредитовыми и дебетовыми оборотами).
• Претензии, переписка.
• Счет-фактуры.
• Платежные формуляры, квитанции, ордера.
• Отчетность по кассе, движению наличных средств.
• Финансовые записки, пояснения.
• Акты уполномоченных органов.
• Судебные решения и др.

По окончанию ревизии предоставляется детальный отчет

Главная задача мониторинга дебиторки – выявление срока существования, востребованности задолженности, подтверждение состояния взаиморасчетов и достоверности бухучета. По итогам оценки ДЗ классифицируется на краткосрочную, долгосрочную и просроченную. По первым двум группам задолженность может быть истребована кредитором в ближайшее время путем мирного урегулирования или судебного разбирательства. Если просрочить взыскание долгов, они увеличат расходы организации.

Сроки проведения инвентаризации определяются следующими обстоятельствами:

• Приближение конца отчетного периода.
• Смена материально-ответственных лиц.
• Стихийное бедствие, форс-мажорные события, кража.
• Банкротство, ликвидация организации.

Результаты сверки расчетов подлежат отражению в унифицированной форме ИНВ №17. Данный бланк содержит совокупную информацию о кредиторской и дебиторской задолженности в разрезе контрагентов. Дополнительно к описи прикладывается справка, заполненная по регламентированной форме или в соответствии с требованиями внутренних нормативных актов.

Документы на погашение безнадежной дебиторки

Первым этапом списания нереальной к исполнению ДЗ является выявление ее в результате инвентаризации. При этом комиссия должна проявить максимальную осмотрительность при определении основания для отнесения долга к данной категории (ст. 266 НК РФ). В описи ИНВ №17 фиксируются соответствующие отметки напротив задолженности.

Далее бухгалтерская служба составляет справку по обязательствам в произвольной или установленной форме. Стоит отметить, что контролирующие органы основательно проверят все обстоятельства увеличения расходов компании, поэтому важно не только верно исчислить сроки давности долгов, учесть требования документов госорганов, но и привести доказательства попыток кредитора по востребованию указанной суммы с неплательщика. Например, можно показать переписку с должником, претензии в его адрес, акты сверки, исковые заявления и др.

Для списания безнадежной задолженности необходимо основательно подготовить все документы

После инвентаризации исполнительный орган компании издает приказ о списании обязательства по дебету счетов. В документе обязательно должно быть указано перечисление кредиторов, размер долга, источник покрытия, сроки мероприятия, исполнители и ответственные лица.

С разрешения руководителя бухгалтер производит погашение задолженности путем формирования соответствующей записи в регистрах учета. Все операции по списанию нужно оформить в периоде возникновения основания.

Ликвидация долга в бухучете

Порядок документального оформления операции по списанию дебиторки не отличается от вышеописанного. Необходим следующий комплект документов:

• Приказ о проведении инвентаризации.
• Опись проверки.
• Справка бухгалтера.
• Распоряжение руководителя о закрытии долга.
• Документ списания.

ДЗ прекращает существовать в бухгалтерском учете после поступления платежа от должника и при признании обязательств безнадежными к взысканию. Согласно п. 5 ст. 266 НК, п. 77 Положения №34н дебиторка списывается за счет резерва по сомнительным долгам, если фонд не создан или запаса недостаточно, чтобы покрыть сумму, долг включается во внереализационные расходы (п. 11 ПБУ 10/99), относится на финансовые результаты, нераспределенную прибыль от деятельности коммерческой фирмы.

Важно знать, что компания на УСН, казенные учреждения не освобождаются от обязанности создания резервного фонда. Если проверяющие органы обнаружат искажение информации по отчетности, утвержденной стандартами МСФО, более чем на десять процентов, к юридическому лицу будут применены штрафные санкции в виде необходимости уплаты пеней, корректировке отчетности.

Несоблюдение правил по ликвидации задолженности может привести к ответственности

Проводки по списанию формируются в периоде возникновения нереальной к взысканию задолженности. Исключение обязательств со счетов бухучета не свидетельствует о полном прекращении существования долга. Согласно методическим указаниям, инструкции к плану счетов, учет продолжает вестись на забалансовом сч. 007 в разрезе сумм долга, контрагентов в течение ближайших пяти лет.

Внебалансовый учет рекомендуется вести также фирмам на упрощенке. Такая политика направлена на вероятность обнаружения возможности по истребованию указанной суммы при изменении финансового, имущественного положения неплательщика. Тогда организации достаточно оформить возврат долга на счета баланса и продолжить процедуру требования денег у должника.

Погашение дебиторки в налоговом учете

По кодексу налогоплательщиков (НК РФ) ДЗ списывается за счет резерва (п. 5 ст. 266) либо в составе внереализационных расходов (подп. 2 п. 2 ст. 265). Вся сумма обязательств, в том числе НДС уменьшает величину налогооблагаемой базы кредитора.

В налоговом учете (НУ) организации на упрощенной системе налогообложения величина погашенной дебиторки не может стать расходом. Данный вывод основывается на закрытом перечне затрат, указанном в п.1 ст. 346.16 НК РФ. Аналогичное мнение озвучил Минфин России в письме №№ 03-11-04/2/274 от 13.11.2007 г.

Существует нюанс по учету НДС с аванса за предстоящие поставки, услуги: если контрагент не исполнил обязательство, а долг признан безнадежным, то кредитор должен восстановить принятый ранее к вычету налог. При ликвидации задолженности физического лица компания выступает налоговым агентом, обязана исчислить, уплатить НДФЛ с указанной суммы. При этом сумма проводки по списанию будет сформирована за минусом налога на доходы.

Проводки по списанию долга

Типовая корреспонденция счетов по некоторым операциям ликвидации невозможной к взысканию дебиторки приведена в таблице.

Приведем пример, как списать дебиторскую задолженность прошлых лет, и какие проводки необходимы в бухучете. Компания С оказывает коммунальные услуги населению и организациям. Фирма Б имеет перед ней задолженность по услугам ЖКХ с истекшим сроком давности. Руководитель С принимает решение о списание безнадежного долга прошлых лет, издает соответствующий приказ. Бухгалтер формирует в учете проводки списания долга за счет резерва: Д сч.63, К сч. 62.

Распоряжение руководителя

Приказ на списание дебиторки может быть составлен в произвольной форме с включением на бланк рекомендуемых реквизитов:

• Наименование, контактная информация компании.
• Номер.
• Дата составления.
• Список должников.
• Сумма ликвидируемой задолженности.
• Причина списания.
• Фонд покрытия расходов, счет (статья) отнесения затрат.
• Имя исполнителя.
• Ответственное лицо.
• Срок погашения обязательств.
• Подпись.
• Печать.

Также можно использовать готовый образец приказа на списание юридическим лицом дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности.

Своевременная проверка правильности, достоверности отражения хозяйственных операций по формированию ДЗ, контроль сроков списания позволяют руководителю организации составлять дальновидные планы на предпринимательскую деятельность, добиться высокого статуса на рынке и отличной деловой репутации. Нарушение порядка исчисления искового срока, ликвидации безнадежных долгов приводит к росту налоговой нагрузки на фирму, образованию убытков, замечаниям со стороны контролирующих органов.

О безнадежной дебиторке будет рассказано ниже: