Списание дебиторской и кредиторской задолженности в связи с ликвидацией должника

Дебиторская задолженность – сумма средств, которую физические и (или) юридические лица должны компании. Правила проводки списания дебиторской задолженности в связи с ликвидацией должника определяются положениями Налогового и Гражданского кодексов Российской Федерации, а также Приказом Министерства Финансов № 34 от 1998 года о ведении бухгалтерского учета. Так, законодательство запрещает закрывать дебиторку по собственному желанию и инициативе без имеющихся на то законных оснований (перечислены в ст. 266 Налогового кодекса).

В свою очередь, кредиторская задолженность – это средства, которые компания должна иным лицам. Вопрос о ее списании регламентируется теми же нормативно-правовыми актами, что перечислены выше.

Основания для списания

Законодательством предусмотрены 4 причины для признания безнадежности задолженности:

1. Постановление судебного пристава о прекращении исполнительного производства в связи с отсутствием у неплательщика активов и невозможностью взыскания средств.
2. Списание кредиторской либо дебиторской задолженности при ликвидации кредитора.
3. Издание государственными службами специальных актов, освобождающих неплательщика от его обязательств.
4. Истечение срока давности для взыскания средств дебитором. Статья 196 ГК определила, что у организации-кредитора есть 3 года для того, чтобы заставить должника вернуть деньги. Но указанный срок может прерываться и начать отсчитываться заново, если неплательщик совершал действия по признанию имеющихся у него обязательств (погашал часть суммы, выдавал расписку и т. д.).

Зачем списывать задолженность

Висящая дебиторка не приносит никаких реальных доходов в бюджет предприятия. В то же время, организация вынуждена отражать ее в бухгалтерском учете. Таким образом, происходит завышение суммы доходов, отрицательно сказывающееся на самом предприятии. Фирмы, желающие сотрудничать с такой организацией, не могут составить реальное представление о ее возможностях, что будет влиять на их решение о продолжении партнерства. Часто из-за наличия большой дебиторской задолженности компаниям отказывают в предоставлении кредита.

Дебиторка с кредиторкой могут быть списаны в том случае, если признаны безнадежными

Методика и сроки

Списание двух видов задолженности имеют схожий принцип и осуществляются в несколько шагов.

Шаг 1: определение сроков и сбор документов

272 статья НКРФ установила, что списание кредиторской, а также дебиторской задолженности, если контрагент ликвидирован, должно проводиться не позднее последнего дня того налогового периода, когда оно должно было произойти. В данном случае имеется в виду, что кредиторка и дебиторка должны быть закрыты в тот же год, когда была прекращена деятельность юридического лица. Чтобы не пропустить этот срок, следует своевременно проводить инвентаризацию задолженностей. Кроме того, такая необходимость установлена Федеральным законом № 402. Так, статья 11 гласит, что инвентаризация должна регулярно производиться непосредственно перед составлением итогового отчета (налоговой декларации).

Чтобы списать задолженность, необходимо собрать соответствующие документы, в число которых входит:

• Гражданско-правовые договора.
• Товарные накладные.
• Акты приема-передачи выполненных работ.
• Платежные поручения и т. д.

Отдельно потребуется справка из ЕГРЮЛ (ЕГРИП) о прекращении существования юрлица (индивидуального предпринимателя). После сбора всех документов, касающихся задолженности, необходимо отправиться к руководителю организации, для того, чтобы он подписал приказ о признании дебиторки безнадежной.

При обнаружении необходимости списания задолженности уже после того, как годовой отчет был подан контролирующим органам, необходимо оперативно составить уточненную налоговую декларацию и передать ее в ФНС. В случае окончательного опоздания и закрытия дебиторки уже в следующем году, правомерность такого решения необходимо будет доказывать в суде.

Таким образом, чтобы у контролирующих органов не возникало вопросов об объективности списания задолженности, заранее необходимо произвести инвентаризацию, собрать все документы, касающиеся безнадежной выплаты, и получить от руководителя подписанный приказ о закрытии дебиторки. Указанные документы необходимо хранить не менее 5 лет со дня распоряжения о списании задолженности.

Перед списанием задолженностей потребуется подготовить пак необходимых документов

Шаг 2: определение суммы

В этом отношении при создании бухгалтерской и налоговой отчетности необходимо использовать 2 разных подхода. Так, в первом случае, чистая сумма долга рассчитывается сразу вместе с НДС. Налоговая отчетность разграничивает НДС и чистую сумму обязательств.

Шаг 3: списание

Тут сделает выяснить, как закрыть кредиторскую задолженность без оплаты. Если при проведении инвентаризации было обнаружено, что кредитор по одному из обязательств компании ликвидирован, в бухгалтерском и налоговом учете необходимо сделать следующее:

1. В бухгалтерском учете зачислить задолженность в состав прочих доходов (кредит счета 91.1).
2. В налоговом – записать во внереализационные доходы.

Порядок списания дебиторки немного отличается. Пункт 70 Приказа Минфина № 34 определил, что организация вправе создавать резерв, необходимый для погашения безнадежных задолженностей. То есть, в случае если юридическое лицо (ИП) так и не произведет уплату, кредитор сможет полностью или частично ее погасить за счет резервного фонда. Размер такового фонда определяется исходя из оценки платежеспособности дебитора. По своему усмотрению организация вправе либо переносить остаток резерва с одного отчетного периода во второй, либо включать его в состав внереализационных доходов.

В связи с этим, присоединение списанной задолженности к отчетности может приобретать следующую форму:

1. Для бухгалтерского учета: списывать задолженность за счет созданного резервного фонда (дебет счета 63), если его сумма перекрывает размер долга, или списывать просто как нереальную к взысканию (дебет 91.2), если резерва нет, или на нем недостаточно средств.
2. Для налогового учета: включать задолженность в счет внереализационных расходов, если размера резерва не хватает для ее погашения. Если же созданного ранее фонда хватает для погашения дебиторки – она не отражается. То есть, налог на прибыль для организации не будет уменьшен.

Все действия должны отражаться в бухгалтерском и налоговом учете

Если компания одновременно успела не только занять юридическому лицу, но и задолжать ему же, то при его ликвидации необходимо произвести взаимозачет обязательств и только после этого списывать оставшуюся сумму как кредиторскую задолженность или дебиторскую.

Те организации, которые используют форму УСН, не могут рассчитывать на учет списанной дебиторской задолженности в расходах, а потому, они не будут претендовать на снижение налоговой базы за отчетный период.

Как быть при списании не из-за ликвидации

В любом другом случае сомнительную ДЗ следует отразить на забалансовом счете организации, где она будет находиться под контролем еще следующие 5 лет. Дело в том, что если должник еще не ликвидирован как юридическое лицо, у кредитора сохраняется шанс на возврат причитающейся ему суммы средств.

Пример: компания должник получила постановление от судебного пристава о невозможности взыскания средств и анонсировала свое предстоящие банкротство. Пока шел процесс, кредитор включил дебиторку во внереализационные расходы. Спустя время оказалось, что юридическое лицо восстановило свою платежеспособность и готово рассчитаться по имеющимся у него долгам. В таком случае их необходимо будет включить во внереализационные доходы.

Что собою представляет безнадежная дебиторка — об этом в видео: