Инвентаризация имущества и обязательств: порядок выполнения и сроки

Профессиональная деятельность предприятий строится на непрерывном обороте имущества, ценностей, формировании обязательств. Регулярный подсчет фактического финансово-имущественного состояния позволяет руководству фирмы контролировать бизнес, планировать расчеты. Контрольная проверка осуществляется ежегодно по стандартам бухучета, а также в любое время по инициативе компании. В связи с этим следует выяснть, по какому порядку реализуется инвентаризация имущества и обязательств организации, какими документами она оформляется.

Краткая характеристика

Обеспеченность ресурсами, материалами, строгий, систематизированный учет активов и обязательств – залог успешного, процветающего бизнеса. Если руководитель предприятия намерен уверенными темпами покорить рыночный сегмент, завоевать доверие дебиторов, кредиторов, контролирующих органов, то первоочередной задачей он ставит налаживание бухгалтерского учета. Любые поступления, выбытия имущества, финансов должны быть правильно и своевременно оформлены.

Инвентаризация – организованный подсчет объектов собственности компании, текущих обязательств перед контрагентами, бюджетными и внебюджетными фондами. Проверка применяется в коммерческих, некоммерческих, казенных учреждениях. Комиссия в составе компетентных лиц ведет определение фактического наличия активов, долгов. Система контроля – сложное понятие, включающее совокупность норм, правил, которые позволяют оценить эффективность работы фирмы, обеспеченность сырьем, обременение долгами.

Инвентаризационное мероприятие реализуется в соответствии с внутренним регламентом предприятия, но не в противоречии со специальными указаниями, утвержденными приказами №49 от 13.06.1995 г., №34н от 29.07.1998 г. Юридическое лицо организует систему контролирования реальных остатков на конкретную дату, оформляет результат проверки официальной документацией.

Важно не просто подсчитать остатки материалов, оборудования, долговых недоимок, а сопоставить итоги подсчета с существующими цифрами бухгучета. Именно в этом состоит основной смысл проводимого контроля. В проверке участвуют ТМЦ, денежные средства, расчеты по контрактам, налоговые платежи, кредиты, судебные и прочие издержки.

Инвентаризационная коллегия проверит состояние всех зарегистрированных активов и пассивов, независимо от их фактического местонахождения. Контролю подлежат также объекты, полученные от сторонних организаций во временное пользование по контрактам лизинга, аренды, ренты, обработки давальческого сырья, ответственного хранения. Проверяющие лица также фиксируют в документах активы, долги, неучтенные в официальных регистрах.

При инвентаризации проводится подсчет всех имеющихся активов в какой бы то ни было форме

Инвентаризация проводится минимум один раз в год. По решению учредителей, руководителей комиссия осуществляет подсчет имущества, обязательств с учащенной периодичностью. Промежуточные проверки реализуются по определенной схеме, но в соответствии с инструкциями об утверждении методических указаний, рекомендаций по инвентаризации имущества и текущих финансовых обязательств.

Назначение мероприятия

Основные функции подсчета активов и пассивов – учет, контроль. Инвентаризация является основополагающим методом в ведении бухчета организации. Проведение систематизированной проверки позволяет проверить обоснованность оформления хозяйственных операций. Если в процессе предпринимательской деятельности выявлены расхождения, отклонения, бухгалтерская и финансовая служба смогут своевременно исправить ошибки.

Контрольная функция заключается в аудите работы материально-ответственных лиц при исполнении ими должностных обязанностей. Комиссия по инструкции оценивает сохранность товарно-материальных запасов, оборудования, качественную и количественную характеристику активов, обязательств. Дополнительно проверяется результативность работы складской, логистической, бухгалтерской службы.

Проверяющая комиссия не только осуществляет подсчет товаров, сырья, но и контролирует сроки годности, период эксплуатации. Если по материалам истекает период допустимого использования, оформляется списание, проводится утилизация. Любые изменения регистрируются записями в бухгалтерских накопительных регистрах.

Качественная, количественная проверка является предупредительной мерой для должностных лиц. Ответственные работники стараются исполнять свои обязательства добросовестно, чтобы не возникло конфликтной ситуации, спорных моментов. Любые серьезные нарушения приводят к материальным, дисциплинарным взысканиям, привлечению виновника к ответственности.

Выделяют четыре основных цели проведения инвентаризации:

• Фактический подсчет активов и обязательств.
• Сопоставление контрольных данных со сведениями из бухгалтерского учета.
• Контролирование наличия проводок, первичной документации в программных системах (ЗУП, УПП) и в действительности.
• Отслеживание оценочных процедур, аудит возможности проведения оценки.

Проведение инвентаризации необходимо для контроля своих активов, а также работы подчиненных

Группировка

Инвентаризационные проверки по признакам условно классифицируют на две группы: по охвату и основаниям выполнения. Первый вид подразделяется на два подвида: полный и частичный контроль. Масштабная проверка активов, задолженности организуется в преддверии составления периодической бухгалтерской отчетности (не ранее начала октября текущего года), при реорганизации, банкротстве предприятия.

Комиссия должна охватить максимально возможные направления, проверяются собственные ресурсы, продукция готовая и на стадии изготовления, станки, сооружения. Аудит затрагивает ценности, находящиеся в распоряжении организации на временных основаниях (забалансовые счета). Результат контроля станет базой для формирования деклараций, баланса, финансовых форм.

Частичная проверка на практике назначается по решению руководителя предприятия, при подготовке ответов на запросы контролирующих органов, смене материально-ответственных лиц. Например, бухгалтерия обязана подсчитать остатки ТМЦ на складе при увольнении кладовщика, направлении сотрудника в отпуск или продолжительную командировку. Если фирма готовится привлечь инвесторов, она должна подготовить достоверные данные по имущественному и финансовому положению. При ликвидации ООО учредители требуют проверки и отдельной или полной оценки оборотных, внеоборотных активов, текущих долгов.

По цели контроля

Промежуточная проверка проводится по письменному или устному распоряжению руководителя учреждения. В состав комиссии включаются материально-ответственные лица либо их уполномоченные представители. Сроки реализации мероприятия, оформления результатов, сдачи документации в бухгалтерию утверждаются директором.

Частичный контроль может проводиться с любой периодичностью, по необходимости. Случаи проведения детальной или выборочной инвентаризации обязательств и имущества организации зависят от масштабов деятельности, обеспеченности ресурсами, скорости оборота активов и формирования пассивов.

Крупные предприятия, холдинги предпочитают осуществление регулярных выборочных проверок для усиления мер внутреннего контроля, проверки достоверности данных бухгалтерского, складского учета. Поскольку объемы производства, занятость персонала не позволяют единовременно проверить все активы и долги, руководство утверждает план частичных проверок. Мероприятие по филиалу, подразделению может быть проведено по инициативе учредителей, материально-ответственного лица, бухгалтерии.

Инвентаризация может проводиться как глобально, так и выборочно по одному объекту

Виды инвентаризации имущества и обязательств организации, включающие основательные подсчеты, называются сплошным аудитом. Порядок контроля утверждается исполнительным органом компании, основывается на критерии действующего законодательства. Инспектирование касается всех мест и участков хранения, приемки материалов. Глобальное мероприятие осуществляется по требованию владельцев бизнеса, директора, потенциального и реального инвестора.

Любые подсчеты, реализуемые в соответствии с утвержденным графиком, называются плановыми. Руководитель ОАО совместно с бухгалтерской, учетной службой заблаговременно утверждают план и строго следуют ему в течение календарного года, отчетного периода. Если возникли непредвиденные обстоятельства, директор вправе потребовать проведения внепланового аудита активов, пассивов. Например, такая необходимость возникает в случае стихийного бедствия, пожара, кражи.

Этапы процедуры

Инвентаризационное мероприятие можно представить в виде плана из пяти пунктов:

• Издание официального приказа, распоряжения, поручения.
• Организация, реализация контроля.
• Составление описи.
• Документальная регистрация оборотов, остатков, недостачи.
• Анализ полученной информации.
• Подготовка заключения, сводного отчета.

Приказ по назначению инвентаризационной комиссии может быть составлен по предприятию единожды на весь учетный период или готовится накануне каждого мероприятия. В документе обязательно прописываются должности, имена ответственных лиц. Каждый участник процедуры ознакомится с требованиями под роспись. Руководитель должен издать распоряжение заранее, чтобы контролеры успели подготовиться к действиям.

Перед началом контрольной проверки учетчики обязаны предоставить комиссии расписки о факте полного оприходования товаров, отражения фактов хозяйственной жизни организации. Если не сделать этого, существует вероятность нарушения последовательности учетных операций, ошибки по контролю. Только после получения подтверждения контролеры приступают к подсчету количества товаров, величины долгов.

Для начала процедуры необходим изданный начальством соответствующий приказ

Инвентаризация товарно-материальных ценностей осуществляется в присутствии лиц, ответственных за правильность оформления учетных регистров, достоверность учета, организацию приемки, хранения и отпуска запасов. При подсчете остатков на складе присутствует кладовщик, готовая продукция сверяется совместно с мастерами, руководителями структурных подразделений.

Проверка осуществляется в рабочее время, исполнители не обязаны задерживаться, выходить в выходные и праздничные дни, если не дали на это дополнительного согласия. По завершении рабочего дня место хранения ценностей опечатывается. На время осуществления подсчета, оформления сопутствующей документации полностью прекращается оборот активов. Все материалы, долги, поступившие во время проведения инвентаризации, описываются отдельным актом.

Контроль остатков ведется детально с пересчетом всех остатков. При необходимости контролеры обращаются к первичной учетной документации для уточнения единиц измерения, сроков годности, периодов прихода и расхода ценностей. По итогам проверки комиссия составляет единую опись и передает ее на обработку бухгалтеру. Специалист обязан за установленные сроки провести сверку, отразить необходимые корректировки и отчитаться перед руководителем по итогам проведенной работы.

Контролеры

Кто может быть назначен в составе группы исполнителей по инвентаризационным мероприятиям? Такое решение принимает руководитель предприятия, подразделения. Директор назначает в роли проверяющих работников бухгалтерской, финансовой, плановой, складской, инженерной службы. Важно отправить на проверку граждан, имеющих соответствующую компетенцию. Например, уборщица не сможет корректно оценить факт образования долгов перед контрагентами, затруднится с оценкой основного средства.

По правилам бухгалтерского учета запрещается включение в комиссию материально-ответственных лиц. Такая политика продиктована тем, что контроль должен проводиться независимо. Например, работник склада осведомлен о недостаче и намеренно скроет этот факт при пересчете, чтобы избежать ответственности. Именно поэтому должностные лица, подписавшие договора материальной ответственности, присутствуют при аудите, но не принимают в нем непосредственного участия.

Если при проведении проверки на месте отсутствовал хотя бы один из членов, результат ревизии может быть признан недействительным. Особенно такие ситуации актуальны при пересчете остатков после кражи ценностей, стихийного бедствия, при смене ответственных лиц. Дополнительно итог контроля может понадобиться в суде, для доказательства вины конкретного лица.

В качестве контролирующих особ назначаются не материально ответственные

На крупных предприятиях тема создания рабочей комиссии особенно актуальная в силу занятости трудящихся граждан. Стандартная группа реализует распоряжение руководства в назначенные сроки, благодаря опыту и квалификации оперативно справляется с поставленной задачей. Например, руководитель утвердит в составе контрольной группы бухгалтера, инженера, менеджера по снабжению. Именно эти лица будут регулярно проводить проверки, подписывать отчетную документацию, специальные формы.

Документальное сопровождение

В 2018 г. на первом этапе инвентаризационного мероприятия издается приказ. В тексте приказного бланка прописываются конкретные сроки начала и завершения контрольных мероприятий, нормативный регламент составления описей и сдачи бланков на проверку в бухгалтерскую службу. Важно указать основания проведения аудита, ответственных лиц, объем проверки.

Документ по назначению ревизии составляется в произвольной форме на бланке организации. Образец формы можно составить самостоятельно или скачать на бухгалтерских, юридических порталах бесплатно. Подписанный листок регистрируется в журнале учета и подшивается к остальной документации по фирме.

Для проверки правильности оформления операций по отражению задолженности перед сотрудниками, кредиторами, дебиторами, бюджетом и внебюджетными фондами комиссии потребуются любые первичные бланки: акты сверки, оказания услуг, выполнения работ, накладные, счета-фактуры, договора, справки из банка. Специалисты по общепринятым рекомендациям должны использовать источники информации с достоверными данными.

В бухгалтерском учете используются стандартные бланки описей, оформляемых в отдельности по каждому виду активов, пассивов. Шаблоны отличаются, имеют индивидуальные реквизиты. Такая политика позволяет наиболее емко и точно отобразить структуру имущества, финансов, долгов предприятия. Законодательство на сегодняшний день допускает возможность подготовки и введения индивидуальных бланков. В этом случае специалисты компании разрабатывают специальный шаблон, а руководитель утверждает его приказом и прикрепляет к внутренним регламентам.

Процедура сопровождается документальным оформлением

Оформление итогов

Отражение сведений в инвентаризационных описях осуществляется по четким правилам: обязательно указывается правильное, полное наименование товара, продукции, название контрагента. Далее идет количество ценностей и сумма по учетным данным. Если инспекторы не способны достоверно определить объем актива, используются специальные расчетные схемы. Например, такой формат может быть использован для крупногабаритных металлических изделий.

Готовые описи распечатываются в трех экземплярах: для комиссии, материально-ответственного лица и бухгалтерской службы. Табличные формы передаются на проверку финансовой службе. Если ревизия выявила недостачи, бухгалтер по согласованию с руководителем оформит списание за счет виновных лиц или с отнесением расходов на фонды прибыли, убытков. При необходимости проводится начисление процентов по займам, пеней по долгам перед контрагентами.

При выявлении пересортицы бухгалтерская служба вносит в учетные и оценочные регистры необходимые корректировки. Основная задача специалиста – приведение данных бухучета к достоверному виду. Излишки оприходуются по бухгалтерской справке с учетом рыночной цены на момент оформления хозяйственной операции. Внереализационный доход регистрируется и отражается в отчетности.

Период контроля долгов

Для соблюдения достоверности ведения бухгалтерского учета предприятия необходимо периодически проверять фактическое состояние имущества и задолженности. Периодичность проведения контроля долгов соответствует стандартным срокам инвентаризации: подсчет проводится минимум один раз в год, а остальные случаи – по требованию внешних пользователей, решению учредителей, руководителей.

Требование по ежегодному контролированию кредиторской и дебиторской задолженности распространяется на компании любой организационно-правовой формы. Для бюджетных учреждений указанная норма предполагает проведение контроля дополнительно каждый квартал. В аудите участвуют все долговые недоимки, сформированные в бухучете на дату проведения мероприятия: налоги, взносы, расчеты с поставщиками, сотрудниками, подрядчиками, прочие.

Процедура должна проводиться с определенной периодичностью

Составление документации

Инвентаризация обязательств фирмы начинается по приказу руководителя. Текущая задолженность предприятия по аналогии с активами заносится в специальную табличную форму с детализацией по наименованию контрагентов, величине недоимки, контрактам. Инспекторы обязаны проверить реальность существования долга, пеней, штрафов, судебных издержек, зафиксировать сроки их возникновения. Дополнительным параметром контроля становится разбивка на просроченную и текущую сумму.

Заключение

Инвентаризационные мероприятия позволяют предприятиям эффективно руководить делами. Обязательная периодичность проведения проверки утверждена законодательством, составляет для частных фирм один раз в год, для казенных учреждений – каждый квартал. Результат проверки подлежит обязательному документальному оформлению. Контролирование остатков активов и пассивов помогает директору предприятия правильно спрогнозировать развитие бизнеса, исключить вероятность кризиса, банкротства.

О проведении инвентаризации пойдет речь в видео: