Бухгалтерская справка о списании задолженности и ее содержание

По результатам взаиморасчетов с контрагентами, сотрудниками, государственными органами у организации формируется дебиторская и кредиторская задолженность. Неисполненные в срок обязательства искажают информацию о финансовом положении компании, поэтому требуют непрерывного контролирования и своевременного списания. Важное значение имеет бухгалтерская справка при погашении долгов.

Источники информации

Процедура погашения задолженности должна сопровождаться оформлением соответствующих документов: инвентаризационной описи, приказа руководителя фирмы и письменного обоснования. Бухгалтерская справка (БС) – бланк произвольной формы, содержащий детальные сведения об хозоперации, долгах, по которым производится списание.

Предприятие имеет право самостоятельно разработать, утвердить в учетной политике стационарный формуляр или воспользоваться типовым приложением к ИНВ №17.

В БС отражается следующая информация:

• Наименование дебитора.
• Документ-основание возникновения долга.
• Сумма обязательств.
• Начало, продление, восстановление и окончание срока исковой давности.
• Перечень действий по взысканию.
• Обоснование списания.
• Ответственное лицо.

При погашении долгов важно оформить подтверждающие это документы

Для заполнения формы бухгалтерской службе потребуются документы:

• Акты выполненных работ, оказанных услуг, товарные накладные.
• Счет-фактуры.
• Договоры.
• Взаимозачеты.
• Платежные документы.
• Счета выставленные, полученные, оферты.
• Официальная переписка, другие документальные подтверждения со стороны должника о существовании кредиторки.
• Акты сверки взаиморасчетов.
• Служебные записки.
• Выписки из единого реестра юрлиц.
• Формы по судебному разбирательству.
• Акты государственных органов.
• Постановления ФССП и др.

Для каждой конкретной ситуации источники информации для формирования БС определяются по индивидуальному порядку. Например, компания может иметь несколько документов взаиморасчетов (накладные, контракт, платежки и др.), а бывает долг, подтвержденный только одним бланком.

Главная задача справки – корректное определение сроков погашения обязательств в бухучете для соблюдения норм действующего законодательства, формирования прозрачной информации о финансово-имущественном положении должника, составления верной отчетности по требованиям МФСО.

Документ может применяться в качестве самостоятельно формирующего проводки, поясняющего ту или иную запись. Корректно заполненный бланк с определенными реквизитами станет доказательством правоты перед проверяющими органами, в суде. К формуляру может быть приложена пояснительная записка специалиста с детальным описанием хозяйственной операции.

Базовым критерием списания дебиторки со счетов учета по бухсправке является окончание исковой давности, исчисляемой по критериям главы 12 ГК РФ. Общеустановленный период востребованности неисполненных обязательств равняется трем годам. В исключительных случаях временной промежуток может быть увеличен или сокращен.

Справка составляется на основе различных документов

Необходимость формирования БС при списании кредиторки путем включения во внереализационные доходы диктуется требованиями п. 18 ст. 250 НК РФ, по дебиторке сумма обязательств увеличивает прочие расходы по ст. 265, 266 кодекса.

Письменное обоснование сформированных проводок в регистрах бухгалтерского и налогового учета позволяет отстоять мнение при проверке правильности формирования налогооблагаемой базы инспекторами ФНС.

Подтверждение проводок

Основанием для включения дебиторки в состав расходов учреждения становится невозможность истребования задолженности с контрагента ввиду отсутствия у него финансов, имущества. Долги признаются безнадежными согласно условиям, перечисленным в п. 2 ст. 266 НК РФ, а также по факторам, определяемым ГК РФ.

Бухсправка содержит доводы по обоснованию проводок включения суммы обязательств во внереализационные (прочие) расходы фирмы или погашения за счет сформированного ранее резерва по сомнительным долгам. Образование фонда покрытия предстоящих списаний является рекомендованным для всех юридических лиц, в том числе компаний на УСН. Инспектор ФНС может вынести предписание по устранению недочетов, корректировке отчетности, если искажение информации баланса превысит десять процентов.

В зависимости от счета учета дебиторки возможны следующие корреспонденции:

• По кредиту: 60, 62, 70, 71, 73, 76 и др.
• По дебету: 63, 91.

Например, в 2015 г. работнику Петрову в момент увольнения излишне выплачена заработная плата. Взыскать долг с физического лица не удалось, поэтому в 2018 г. по истечении срока исковой давности сумма переплаты подлежит погашению. Фирма не имеет резерва, поэтому в бухучете специалист должен списать обязательство с истекшим сроком на прочие расходы, а также сформировать следующую проводку: Д-91, К-70.

Величина задолженности должна учитываться на отдельном забалансовом счете 007 в течение ближайших пяти лет. Такая политика обоснована тем, что за данный промежуток времени дебитор сможет восстановить свою платежеспособность, и появится возможность удовлетворения исковых требований.

Дальнейшие действия

Процедура списания непогашенных обязательств не заканчивается формированием бухгалтерской справки. Документ не является полным обоснованием внесенной в регистры записи по уменьшению налогооблагаемой базы.

Пункт 77 Положения по бухучету регламентирует последовательность прекращения существования обязательств: после оформления инвентаризации, бухсправки, в обязательном порядке должен быть издан приказ исполнительного органа компании. Распоряжение подлежит неукоснительному исполнению должностным лицом, указанным в форме.

Приказ должен содержать перечень рекомендуемых реквизитов, таких как наименование фирмы, сведения о должнике, сумме обязательств, обоснование списания и источнике покрытия расходов, статье отнесения затрат. Обязательно должен быть назначен исполнитель (бухгалтер, финансист, экономист, менеджер и др.), контролирующее лицо и срок осуществления процедуры.

Форма составления справки произвольная

Структура формы

Бухгалтерская справка – первичный учетный документ, содержащий конкретную информацию о производимых корректировках, оформленных проводках. Рассмотрим перечень рекомендуемых реквизитов бланка:

• Наименование документа.
• Порядковый номер.
• Дата составления.
• Контактная информация о компании, в учете которой оформлена справка.
• Краткое содержание операции.
• Единицы измерения по госсправочнику.
• Непосредственно запись в регистр (проводка).
• Ответственное лицо (имя, должность, подпись).

Существует несколько целей оформления справки:

• Оформление расчета.
• Внесение корректировок.
• Исправления, дополнения по налогам, оборотам с бюджетными и внебюджетными фондами.
• Бланк для судебного разбирательства.
• Списание неисполненных обязательств и др.

Поскольку законодательство не регламентирует строгой формы справки по списанию дебиторки, допускается составление письма произвольной формы. Также может использоваться образец письменного обоснования бухгалтера по списанию дебиторской задолженности. Операции на списание просроченной дебиторской задолженности могут быть оформлены актом, образец которого также имеет свои особенности.

Справка о погашении неисполненных обязательств является документальным обоснованием корректности, достоверности, прозрачности действий компании. Форма подтверждает правильность включения дебиторки в состав затрат, верность формирования налогооблагаемой базы. От приведенной в форме информации зависит решение проверяющих органов по фискальной отчетности.

Узнать о кредиторской задолженности можно из видео: